Erasmus hulpguide

Tekst: Jane Frippiat

Telkens wanneer een vriend van mijn ouders op bezoek komt, vertelt hij hoe  hij en een vriend als eerste van de universiteit naar Montpellier trokken als Erasmus-student. Waar wij vandaag gebruikmaken van een gesimplificeerde en gestandaardiseerde procedure, moesten zij zich nog een weg banen door een project dat nog maar een paar jaar voorheen was ontstaan en dat in de praktijk nog niet echt soepel verliep. Ze sprongen in een auto zonder echt te weten wat hen te wachten stond in het zuiderse Franse stadje. 

Bij zijn ontstaan in 1987 heette het programma nog Erasmus, en had het als doel om de samenwerking tussen verschillende Europese universiteiten te verbeteren. De naam verwijst naar de Hollandse filosoof, katholieke theoloog, humanist en schrijver Erasmus van Rotterdam, die in de Renaissance lesgaf aan universiteiten over heel Europa. Erasmus is echter tegelijkertijd een acronym voor The European Community Action Scheme for Mobility of University Students. Vandaag is Erasmus uitgebreid tot ‘Erasmus+’, een overkoepelend EU-programma voor onderwijs, opleiding, jeugd en sport in Europa. 

Laat je keuze om op Erasmus te vertrekken zeker niet afhangen van het comfort van een herinschrijving aan de VUB, versus het oerwoud aan administratie van een uitwisseling. Wat lijkt op een jungle, is in realiteit maar een bosje, en een heel duidelijk door het VUB-afgetekende pad. Na dit stappenplan zal je in een rechte lijn op uitwisseling kunnen vertrekken. Geen verstikkend struikgewas  meer te zien, alleen nog maar zon en fluitende vogels aan de horizon. 

Laat ik beginnen met een paar persoonlijke tips. Ten eerste biedt het Erasmus programma de mogelijkheid om een stage te doen, waarover je meer kunt lezen op de VUB-website. Ten tweede verwacht je best niet dat de VUB en jouw gastinstelling voortdurend in contact staan met elkaar., Jij moet proactief zijn en de stappen zelf volgen. Ten derde houd je best in het achterhoofd dat een proces voor Erasmus buiten de EU langer duurt. Maar over naar de tips waarmee je je vlot door de administratieve rompslomp kunt begeven: 

 

beeld: Andreas Lorrain

  1. Bekijk de lijst van mogelijke bestemmingen voor je faculteit en verifieer het semester waarin jij op Erasmus mag. Niet iedereen kan op uitwisseling, dus bekijk de criteria op de VUB-website.

TIP: kijk niet alleen naar het land, maar ook de vakken die de gastuniversiteit aanbiedt aan Erasmus-studenten. Waar je voor methodologie-vakken meer gelijkaardige vakken moet vinden, is er voor theorievakken meer flexibiliteit.. 

  1. November: ga naar de infosessie over Erasmus. 
  2. December-februari: dien een aanvraag voor je uitwisseling in bij je faculteit, waarin je je top drie bestemmingen aangeeft. De deadline hangt af van je faculteit en van je bestemming.

TIP: zorg dat je drie bestemmingen kiest, waar je alle drie graag naartoe zou willen gaan. Het is mogelijk dat je niet je eerste keuzes krijgt.

TIP: Wat zet je in je motivatiebrief? Heel simpel, in één, maximum twee pagina’s schrijf je het volgende: wie ben jij? Waarom dat land? Waarom die

stad? Waarom die universiteit? Waarom die vakken?

 

  1. Maart: je wordt genomineerd door je faculteit per mail.

TIP: zodra je deze nominatie hebt ontvangen, begin je best al te zoeken  naar accommodatie. Het feit dat je niet ter plekke bent, maakt het moeilijker en vergt meer tijd. Vaak kun je hierover informatie vinden op de website van je gastuniversiteit.

  1. Je registreert je uitwisseling bij de VUB via het online platform Mobility-Online. Je ontvangt de link en krijgt er toegang toe via je faculteit of het International Relations Office(IRMO). Je kunt Mobility-Online gradueel invullen; het zal duidelijk zijn waar je moet stoppen.
  2. Je vult je ‘Learning Agreement’ in. Dat is een document waarin jouw details staan als student(e) en de details van de vakken, die je vervangt aan de VUB en die je gaat volgen bij je gastuniversiteit. Je tekent je LA, laat het tekenen door je gastinstelling en door je VUB-uitwisselingscoördinator (die staan per faculteit op de VUB-website). Je dient de LA in op Mobility-Online. 
  3. Je schrijft je in bij je gastuniversiteit. Dat gebeurt meestal op hun initiatief, maar als dit te lang op zich laat wachten, stuur dan zeker zelf een mailtje. 

TIP: Dit is een procedure die losstaat van de VUB, hier moet je zelf voor zorgen via het inschrijvingssysteem van de gastuniversiteit.

  1. Mei: Ga naar de ‘Exchange Take Off’-infosessie, die informatie geeft over concrete zaken zoals verzekering, beurs, veiligheid, taalvoorbereiding. 
  2. Na geslaagde examens: Je krijgt (in juni of in augustus) een officiële goedkeuring van je faculteit. 
  3. Als je in aanmerking komt voor een beurs, dan ontvang je een e-mail met de vraag om bepaalde documenten in te dienen. 
  4. Zomer voor vertrek: vergeet niet om je herinschrijving aan de VUB in orde te brengen! Je gaat misschien op uitwisseling, maar je blijft wel student aan de VUB. Je moet zelf niet zorgen voor je vakkenregistratie, daar zorgt je faculteit (meestal) voor. 
  5. Bij aankomst: laat je je ‘Certificate of Arrival’ tekenen door de verantwoordelijke persoon bij je gastuniversiteit, en upload het in Mobility-Online. 

TIP: Dit document heb je nodig om de eerste termijn van je beurs te ontvangen.

  1. In de eerste weken na aankomst: je kunt je vakken nog wijzigen, want het is mogelijk dat er conflicten zijn in je uurrooster of dat je bijvoorbeeld niet genoeg achtergrondkennis hebt om een les te kunnen volgen. Je krijgt de mogelijkheid om je LA eenmalig te veranderen, maar dat moet wel goedgekeurd worden door de VUB. Hou de deadline hiervoor in de gaten!
  2. Bij vertrek: laat je ‘Certificate of Departure’ tekenen en upload het in Mobility-Online. Je puntenblad wordt verstuurd naar de VUB; ontvang je het zelf, stuur dan zelf een kopie naar de VUB. Om de laatste termijn van je beurs te ontvangen, zul je nog een paar documenten moeten opsturen. 

0 Comment