Woensdag 2 juli, 10 uur. Paniek op de faculteitssecretariaten. De eerste week na de examens: voor studenten een welgekomen decompressie, voor de administratie een helse periode. Als klap op de vuurpijl duurt de verwerkingstijd van de faculteitscomputers immens lang. Het verwerken van examenresultaten verloopt tergend traag.
Als het zwaard van Damocles hangt de deadline van de proclamaties, voor heel wat opleidingen een dag later, boven het hoofd van de verschillende faculteitssecretariaten. Tegen dan moéten de examencijfers verwerkt zijn. Er is geen andere optie. Maar het gaat niet vooruit.
Wat een normale werkdag moest worden, verwordt voor sommigen tot een bijna 24-urenshift.
Ook de IT van de VUB zit met de handen in het haar. Meteen nadat doorsijpelt dat de digitale wachtrij ernstige proporties aanneemt, komt een informeel spoedberaad samen met eenieder die een bovengemiddelde kennis heeft van Campus Lifecycle, kortweg CaLi, het administratiesysteem van recente makelij.
De softwareproblemen
Viviane Jonckers, vicerector Studentenbeleid en tevens softwarespecialist, getuigt: “Het leek net het crisisberaad uit Apollo 13. Met z’n allen zochten we naar de oplossing. De foutmelding was nogal fundamenteel en zat diep in de software. Na een uur dachten we de oplossing gevonden te hebben. Eén voor één loodsten we de studenten door het systeem, en de foutmelding bleef, gelukkig, uit.” De specialisten konden vervolgens aan de slag om een algemene oplossing te ontwerpen.
Het zou tot twintig over vijf die namiddag duren eer het euvel definitief verholpen was. Jonckers: “Wij konden dit probleem niet voorzien. Om dat te illustreren: enkele andere gebruikers van hetzelfde softwarepakket hebben deze fout incidenteel gemeld, maar bij hen nam het nooit een zodanige omvang aan dat alles blokkeerde.”
De berg werk daarentegen is dan nog steeds prominent aanwezig. Wat een normale werkdag moest worden, verwordt voor sommigen tot een bijna 24-urenshift. Sommige faculteitsmedewerkers werken tot drie uur donderdagochtend voort om al de examenresultaten in te voeren.
Donderdag, 3 juli. Nu de softwareperikelen achter de rug zijn, kunnen de verschillende deliberatiecommissies aan het werk. Hun taak omhelst, naast het toekennen van het bachelor- of masterdiploma en het toekennen van de graad, ook de controle van de examenresultaten. Aan de VUB worden de resultaten pas vrijgegeven nadat de proclamaties achter de rug zijn, zodat ze één dag na de proclamatie te raadplegen zijn via de Selfservice Studenten. De punten kunnen dan weer, logischerwijs, niet zonder de deliberaties. Of, met andere woorden, deze vaste volgorde: deliberatie, proclamatie, bekendmaking van de examenresultaten.
De specifieke problemen in de Rechten
In de Rechtenfaculteit duiken er inmiddels nieuwe problemen op. In ieder geval één professor heeft de verkeerde resultaten ingevoerd voor een bachelorvak. De prof in kwestie meldt zijn vergissing nog wel uit eigen beweging, maar talmt vervolgens om de juiste cijfers over te maken. Bovendien zijn twintig studenten ingeschreven voor vakken die kampen met dataproblemen. Jonckers verduidelijkt: “Vakken hebben een unieke code. In plaats van een nieuw vak met specifieke code aan te maken, heeft de faculteit sommige opleidingsonderdelen enkel aangepast qua titularis of titel en inhoud.
“Wanneer een student, in goed vertrouwen, het schijnbaar nieuwe vak nog eens opneemt, zal het systeem denken dat de student een vak te weinig heeft.Het systeem baseert zich op de oorspronkelijke code, die dan niet overeenstemt met de realiteit. De bewuste studenten hebben dan in realiteit twee totaal verschillende examens afgelegd, maar voor het systeem waren die twee vakken identiek, met dezelfde code. Een ander probleem zijn de externe vakken die gevolgd worden aan een andere universiteit: als die ook niet op de juiste manier in het systeem worden ingevoerd, loopt het eveneens fout.”
Wilfried Rauws: “Als ombudsman van de faculteit kan ik u zeggen dat dit systeemfalen zwaarwichtige persoonlijke gevolgen heeft veroorzaakt.”
Met zoveel onzekerheden en ontbrekende resultaten kunnen de deliberatiecommissies van de bachelor- en masteropleidingen in de rechten niet doorgaan op de voorziene datum.
Enig probleem: de communicatie naar de studenten verloopt stroef. Studenten en familieleden zijn zich nog van geen kwaad wanneer zij om 17u verzamelen voor de proclamatieplechtigheid en bijhorende receptie. Een student, inmiddels met een masterdiploma op zak, getuigt: “Om half zes ben ik daar vertrokken, aangezien de resultaten ook online raadpleegbaar zouden zijn. Ik kreeg later te horen dat sommige studenten en families in totaal anderhalf uur hebben gewacht vooraleer ze te horen kregen dat de proclamatie niet kon doorgaan, omdat de resultaten er nog niet waren.”
Uiteindelijk worden de deliberaties en proclamatie uitgesteld naar de volgende week, op dinsdag 8 juli. Zowel bachelor- als masterstudenten moesten tot dan geduld uitoefenen. Maar ook deze keer ging het niet van een leien dakje: “Bij het begin van de plechtigheid al meldde men dat de puntenbladen traag zouden worden voorgelezen, aangezien ze nog niet alle bladen te hunner beschikking hadden.”
Hij gaat verder: “Op een gegeven moment waren ze door hun voorraad heen. Om wat tijd te rekken deed onder andere kersvers decaan Rauws dan maar een woordje. Hij was erg kritisch voor CaLi. Zo ging dat nog even door, totdat men uiteindelijk ook met de puntenbladen voor de masterstudenten kwam aandraven.” De inmiddels afgestudeerde student begrijpt niet waarom de aankondigingen zo slecht waren geregeld. “Er was amper communicatie vanwege de faculteit. Neem nu de proclamatie van 8 juli: dat werd enkel via MY.VUB aangekondigd. Een e-mail van de faculteit was dan, op zijn minst, aangewezen.”
Wilfried Rauws, vanaf volgend academiejaar decaan van de faculteit Recht en Criminologie, geeft toe dat de communicatie voor verbetering vatbaar is: “Maar het is natuurlijk ook moeilijk om te handelen als je in het ongewisse wordt gelaten of het systeem wel of niet gaat werken.” Mals is Rauws niet voor CaLi: “Het is een aanslepend probleem, al van bij het begin van dit academiejaar. Het systeem heeft maandenlang gedisfunctioneerd: problemen met de inschrijvingen, registraties voor opleidingsonderdelen en nu weer de examenresultaten. Als ombudsman van de faculteit kan ik u zeggen dat dit systeemfalen zwaarwichtige persoonlijke gevolgen heeft veroorzaakt. Ik weet dat de universiteit er hard aan werkt, alleen stel ik vast dat het niet zoals het hoort gewerkt heeft.”
Het is nog afwachten hoe de faculteit de toekomst tegemoet treedt. Rauws: “We moeten nog gaan onderzoeken wat er precies is misgelopen. Ik moet me nog ten gronde op de hoogte stellen. Misschien moet de faculteit het afnemen van examens tijdens de laatste twee dagen van de examenperiode in principe maar niet toelaten. Dat zou dan ten nadele van de studenten zijn, maar op die manier hebben we wel meer tijd om problemen op te lossen. Vandaag worden immers examens afgenomen tot en met de laatste dag.” Kan men hem nog overtuigen dat dat de voorvallen enkel kinderziekten van het systeem zijn? “Daar doe ik geen uitspraken over.”
Bij tijd van schrijven zijn er nog steeds studenten die niet alle resultaten hebben ontvangen. Viviane Jonckers gaf afgelopen zaterdag, 12 juli, de stand van zaken mee: “Volgens mijn meest recente informatie hebben negen bachelor- en zeven masterstudenten nog geen gevalideerde resultaten ontvangen omdat er cijfers ontbreken.” Begrijpelijkerwijs zijn studenten ontevreden over de gang van zaken en is er nog steeds veel verwarring.
De voortijdige bekendmaking
Dat was echter niet het einde van al het onheil. Donderdagnamiddag verschijnen alle examenresultaten plotsklaps op de Selfservice Studenten, de studententoegang tot CaLi. Oók voor de opleidingen waarbij nog geen deliberatie heeft plaatsgevonden. Jonckers: “Een menselijke fout lag aan de basis van de vroegtijdige bekendmaking. Wij stellen de resultaten handmatig open voor de studenten na iedere proclamatie. Toen we de resultaten voor de faculteit Geneeskunde en Farmacie wilden publiceren, zijn per ongeluk alle resultaten zoals die toen in het systeem stonden, gepubliceerd.”
Viviane Jonckers: “De Wet van Murphy was helaas op ons van toepassing.”
Op sociale media dringt het nieuws door dat de resultaten online staan. De stemming slaat om in verwarring wanneer die een uur later niet meer zichtbaar zijn. Op MY.VUB is namelijk te lezen dat die punten “niet officieel waren” en dat de codes die erbij stonden “incorrect waren.” Jonckers: “Met de resultaten zelf was niks mis, die klopten gewoon. Echter, sommige opleidingen hadden nog geen deliberatie achter de rug. Bij zo’n 150 studenten was er dan ook een probleem met de proclamatiecodes. Ik bedoel daarmee, bijvoorbeeld, dat bij onvoldoendes de code stond van een toegestane voldoende. Het cijfer klopte wel, maar niet de gevolgtrekking die eraan verbonden werd.”
Intussen krijgen de media lucht van de opmerkelijke situatie. Artikels verschijnen over hoe de VUB per ongeluk de examenresultaten publiceerde en melden de onvrede van studenten. Jonckers: “Toen we ons bewust waren van onze fout, hebben we alle punten offline gehaald. Vrijdag, rond 14u hebben we een oplossing gevonden om de cijfers opnieuw te publiceren, per faculteit.”
Door de kleine mediastorm ontstaat ook het gerucht dat de examenresultaten zelf niet klopten. “Nogmaals, die klopten wel”, zegt Jonckers.
De vicerector toont begrip voor de vervelende situatie van studenten. En respect voor de faculteitssecretariaten. “De VUB verontschuldigt zich bij de studenten en personeelsleden”, zegt Jonckers. “De verschillende problemen die ons pad hebben gekruist waren telkens van verschillende aard. De Wet van Murphy was helaas op ons van toepassing. Het specifieke softwareprobleem zal zich in de toekomst niet meer voordoen. De menselijke fout kunnen we voor de toekomst dan weer, natuurlijk, niet uitsluiten.”
En wat dan met de dataproblemen tijdens de deliberatie? “Die zijn deels te wijten aan de overdracht van gegevens van het oude OMA/OPA-systeem naar CaLi. Die onvolkomenheden moeten zich in de loop van de tijd uitvlakken. Generatiestudenten zullen van bij het begin enkel met het nieuwe systeem in aanraking komen, waardoor die problemen van dataoverdracht zich niet zullen stellen. Anderzijds moeten ook de faculteiten nog wennen aan CaLi. Hoe langer ze ermee zullen werken, hoe meer vertrouwd ze ermee zullen raken.”
0 Comment