“Meer dan alleen feestjes organiseren”

De VUB houdt zich niet enkel bezig met studenten. Ook na het studeren probeert de VUB haar afgestudeerden een handvat te bieden waarmee ze kunnen teruggrijpen naar hun alma mater. Vanuit de alumniwerking proberen ze dit zo goed mogelijk waar te maken.

Wie zijn de alumni?

Dennis Hermans, hoofd VUB alumniwerking: “Alumni is een veelvoudig begrip en bestaat uit meer dan bepaalde opleidingen of diploma’s. Het bevat onder meer ook persoonlijke interesses en professionele ambities. Ook leeftijd speelt een rol. Onze alumni zijn echter allen hoger opgeleide personen die samen met de VUB een meerwaarde kunnen betekenen voor de maatschappij.”

Waarom ligt er sinds kort een prioriteit bij de alumni en hoe vertaalt dit zich concreet?

Ann Van Driessche, chief marketing officer: “Vroeger was er geen centraal alumnibeleid, waardoor het vooral facultair werd georganiseerd. Mede door een gebrek aan coherente data en centrale ondersteuning leverde dit niet het beoogde resultaat op. Er werden wel algemene initiatieven georganiseerd zoals ‘Kom terug naar de unief’, waarbij alumni van over het hele land gevraagd werd om terug naar de campus te komen. De eerste editie was toen succesvol, maar gaandeweg is het eigenlijk een stille dood gestorven. Daarom wordt er sinds de vorige rector ingezet op een centrale alumniwerking door het oprichten van een centrale database.”

Hoe wordt deze centrale databank verder uitgewerkt?

Van Driessche: “Het bijhouden van adressen en contactgegevens voor deze databank is moeilijk. Dat betekent dat hier continu in moet worden geïnvesteerd. Dat hebben we ook altijd gedaan, maar niet altijd zo uitgebreid waardoor de databank toch wel heel wat hiaten vertoonde.”

Hermans: “In vergelijking met andere universiteiten staat de VUB voorop wat betreft het centraliseren van deze data, vooral als het gaat over opleidingsgebonden informatie. Er zijn nu 61.000 afgestudeerden die een VUB-diploma hebben behaald, waarvan wij voor 100% beschikken over hun studiegegevens. Wat betreft de contactgegevens is het nog altijd een beetje gissen. Toch beschikken we ondertussen al over een 25.000 contactgegevens. Ook op het niveau van professionele gegevens werd een inspanning geleverd, wat ons in staat stelt onze alumni beter te groeperen en te contacteren met ‘relevante’ communicatie.”

“Hoewel onze alumni allen verschillend zijn, is er wel iets dat hen verbindt: kritisch denken. Dit was ook het onderwerp van onze eerste campagne ‘VUB kraakt kritische noten’. Hierbij konden alumni een e-book downloaden in ruil voor hun contactgegevens. Het boek werd uiteindelijk 5.000 keer gedownload. Naast de datacaptatie, werden de studenten ook warm gemaakt voor de betrokkenheid met de VUB, ook na het studeren.”

Van Driessche: “Je bent niet enkel verbonden met de VUB door je behaalde diploma, maar ook door de waarden waar de universiteit voor staat. Daarom zetten we vandaag veel meer in op inhoudelijke events, zoals de ‘alumni summit’ van 17 november. Daarmee konden we als universiteit uittesten in welke mate zo’n inhoudelijk concept werkt om vanuit hun eigen ervaring in dialoog te gaan met mensen die ze niet kennen, maar met wie ze een studententijd aan de VUB als gedeelde ervaring hebben.”

Summit ‘terug denken’

De ‘terug denken’-summit bevat zowel een nostalgische component (terugdenken aan de tijd op de VUB) als het belang om terug te denken over actuele thema’s.

Wat hield deze eerste summit in?

Hermans: “Er werden tien maatschappelijk thema’s gekozen die in de summit aan bod kwamen: vergrijzing, klimaat, multiculturaliteit, robotica en AI, mobiliteit, politiek, humanisme in de 21ste eeuw, onderwijs, corporate social responsibility en e-health. Per thema werd een focusgroep geselecteerd van zo’n acht alumni, waarin ze aan de hand van hun eigen ervaring hun visie met elkaar konden delen. De selectie gebeurde op basis van opleiding en professionele expertise. Zo bevatte elke focusgroep experts, alumni met een engagement en enkele business/innovatieprofielen. Het format van de summit bevatte een creatief en een convergerend luik. In de voormiddag aan de hand van een inspirerende brainstorm, in de namiddag aan de hand van een achttal vragen vanuit onze experten-poule, de proffen waarmee we samenwerkten. Als kers op de taart volgde een pitch aan de andere groepen. Hierin werd gepolst naar de visie van hun focusgroep, maar ook naar concrete voorstellen voor next steps, eerste innovaties en samenwerkingen met de VUB of onderling.”

Was deze eerste editie een succes?

Hermans: “Ik denk het wel! Zeker voor een eerste pilootproject. Er werd enthousiast gewerkt, constructief gediscussieerd en uiteraard ook voldoende gelachen. Door elke alumnus een badge te geven met de naam, het gekozen thema, de gevolgde opleiding en huidige professionele gegevens, werden de discussies op het afsluitend netwerkevent ook over de groepen heen gevoerd. Er waren verder veel positieve reacties en vragen naar de vervolgstappen vanuit VUB Alumni.”

“Voor mijn moeder was het ook ineens duidelijk wat ik wou bereiken met deze alumnifunctie. Haar idee over feestjes organiseren voor afgestudeerden, werd lichtjes bijgesteld. Ze begreep nu ook de maatschappelijke component van alumniwerking. Eureka!”

(Lees verder onder de foto)

Hoe zie je het om dit verder te laten groeien?

Hermans: “Er wordt nagedacht over wat nu het vervolg kan zijn. Het is belangrijk om dit niet te laten doodbloeden. Begin 2019 wordt er gezorgd voor een online vervolg van deze summit. Zo worden de resultaten beschikbaar gesteld voor het bredere publiek. Het is ook belangrijk om naar de toekomst toe de studenten van vandaag te betrekken. Dat kan voor beide partijen interessant zijn. Ook met het oog op de vijftigste verjaardag van onze Alma Mater wordt onderzocht hoe we dit kunnen optimaliseren.”

Is het de bedoeling om de stem van deze summit in de maatschappij te laten horen?

Hermans: “De bedoeling was in eerste instantie om deze alumni met elkaar in contact te brengen op een betekenisvolle manier. Als het wordt opgepikt door de pers of de media kan dit een sterk signaal geven, dat wij als universitaire gemeenschap deze thema’s belangrijk achten en dat we ons best doen om ze op de politieke agenda te houden!”

Van Driessche: “Het zou kunnen dat er verder focusgroepen worden georganiseerd met de alumni, maar dan in samenwerking met de onderzoeksgroepen en de professoren op de VUB. Er loopt momenteel een bevraging bij de alumni om het format beter te krijgen. Hierbij hopen we nog andere inzichten te vergaren. Dit zijn net de troeven van zo’n alumniwerking. En het kan beginnen met een meer beperkte maar heel gemotiveerde groep om dan uit te breiden.”

Hermans: “We willen mensen aanmoedigen tot kritische zelfreflectie. Want in tijden waar media en communicatie onze beslissingen drastisch beïnvloeden, is iedereen gebaat bij een gezonde dosis kritische denkers!”